Αρκετές φορές χρειάστηκε ο δημόσιος υπάλληλος που εξυπηρετεί κάποιον πολίτη, να ανατρέξει σε κάποια υπουργική απόφαση, σε κάποιο προεδρικό διάταγμα, είτε σε κάποιο νόμο αλλά και το πλέον τραγικό αλλά και δυστυχώς πραγματικό, σε κάποιο βασιλικό διάταγμα. Μεγάλος μέρος από αυτά τα έγγραφα, τα οποία είναι απαραίτητα για να γίνει σωστά η εξυπηρέτηση των πολιτών βρίσκονταν σε σκονισμένους φακέλους οι οποίοι βρίσκονται συνήθως τοποθετημένοι όπως όπως σε διάφορες ντουλάπες ή ακόμα και υπόγεια. Ακόμη κάθε νέος νόμος ή υπουργική απόφαση που εκδίδεται αποστέλλεται στις αρμόδιες υπηρεσίες οι οποίες πρέπει με τη σειρά τους να τα τυπώνουν σε αρκετά αντίγραφα και να τα διαμοιράζουν στα αρμόδια γραφεία των υπαλλήλων, όπου υπάρχουν και άλλα συσσωρευμένα έγγραφα.
Τα προβλήματα που προκύπτουν από την παραπάνω διαδικασία είναι πολλά. Τα έξοδα εκτύπωσης, αρχειοθέτησης και φύλαξης ακόμη περισσότερα. Ο χρόνος αναζήτησης συγκεκριμένων εγγράφων μεγάλος έως μερικές φορές ακόμη και τεράστιος. Αποτέλεσμα όλων αυτών είναι να δαπανώνται άσκοπα χρήματα, να χάνονται εργατοώρες σε αναζήτηση εγγράφων και τέλος η υγεία των υπαλλήλων που έρχονται σε επαφή με τα σκονισμένα και μουχλιασμένα πολλές φορές έγγραφα να επιβαρύνεται ενώ ταυτόχρονα επιβαρύνεται και η ψυχολογική υγεία του πολίτη που προσπαθεί να εξυπηρετηθεί. Υπάρχει όμως λύση; Φυσικά και υπάρχει, αξιοποιώντας φυσικά τις νέες τεχνολογίες. Ας περιγράψουμε όμως ποια θα μπορούσε να είναι αυτή λύση.
Θα δημιουργηθεί και θα εγκατασταθεί ένας κεντρικός υπολογιστής στο Εθνικό Τυπογραφείο (όπως ο κεντρικός υπολογιστής του Διαύγεια), στον οποίο θα είναι υπάρχει μια βάση δεδομένων η οποία θα περιέχει ψηφιοποιημένα και ταξινομημένα όλα τα έγγραφα (νόμοι, υπουργικές αποφάσεις, έντυπα υποβολής κ.α.) που είναι απαραίτητα για τις εργασίες των δημοσίων υπαλλήλων.
Βέβαια για να προληφθούν φαινόμενα όπως αυτά που παρατηρούνται στο σύστημα ηλεκτρονικής συνταγογράφησης, το οποίο λόγω της αυξημένης κίνησης καθυστερεί δραματικά ή ακόμη και αδυνατεί να λειτουργήσει για αρκετές ώρες, θα εγκατασταθούν και στις δεκατρείς περιφέρειες κεντρικοί υπολογιστές οι οποίοι θα είναι ακριβή αντίγραφα του κεντρικού συστήματος το οποίο θα βρίσκεται στο εθνικό τυπογραφείο. Ο κεντρικός υπολογιστής κάθε περιφέρειας θα εξυπηρετεί αποκλειστικά και μόνο τις απαιτήσεις των δημοσίων υπαλλήλων της συγκεκριμένης περιφέρειας.
Ο κάθε δημόσιος υπάλληλος θα συνδέεται στο σύστημα (συγκεκριμένα με το σύστημα της περιφέρειας στην οποία ανήκει) μέσω του προσωπικού του λογαριασμού και έπειτα θα μπορεί να αναζητά και θα ανακτά οποιοδήποτε έγγραφο χρειάζεται. Επίσης ο υπάλληλος θα μπορεί να στείλει τις απορίες και τα σχόλια του σχετικά με οποιοδήποτε έγγραφο ώστε να υπάρχει η κατάλληλη ανατροφοδότηση και να υπάρξουν διορθώσεις όπου είναι απαραίτητο.
Όταν εκδίδεται ένα νέο έγγραφο π.χ. ένας νόμος, οι διαχειριστές θα ενημερώνουν το κεντρικό σύστημα με αυτό. Το κεντρικό σύστημα με τη σειρά του θα ενημερώνει τα συστήματα των περιφερειών. Παράλληλα θα ενημερώνονται, αυτόματα με e-mail οι υπάλληλοι που χρειάζονται ή που πιθανότατα να χρειαστούν το συγκεκριμένο έγγραφο. Με αυτό τον τρόπο θα υπάρχει συνεχής ενημέρωση των δημοσίων υπαλλήλων για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών. Ακόμη όταν ένα έγγραφο παύει να ισχύει ή αντικαθίσταται από κάποιο άλλο, θα μπαίνει σε υποσύστημα αρχείου. Βέβαια και πάλι το σύστημα θα ενημερώνει τους υπαλλήλους αυτόματα μέσω e-mail.
Η παραπάνω λύση που προτείνεται είναι σχετικά απλή και αν η μελέτη (και γιατί όχι και η ανάπτυξη) του συστήματος δοθεί στα ερευνητικά εργαστήρια της εγχώριας πανεπιστημιακής κοινότητας (τα οποία διαθέτουν την κατάλληλη τεχνογνωσία), μπορεί τότε το κόστος να ελαττωθεί δραματικά.
Λύσεις υπάρχουν βούληση από τους κυβερνόντες δεν υπάρχει…
Ντάνης, Γ. «Εκσυγχρονίζοντας τη Δημόσια
Διοίκηση». Εφημ. Θεσπρωτών … Διαβούλευση 83 (Ηγουμενίτσα), 07/05/2012, σελ. 8.
